Un Plan Détaillé Étape par Étape sur la Création d’une Fondation

La création d’une organisation à but non lucratif ou d’une fondation n’est pas une tâche facile. Comme pour beaucoup de choses qui valent la peine d’être faites, la mise en place d’une organisation à but non lucratif ou d’une fondation exige une réflexion critique, du dévouement, de la patience et beaucoup de travail. Bien que l’ensemble du processus puisse être assez intimidant, fastidieux et parfois accablant en raison de sa complexité, une approche systématique étape par étape peut contribuer au succès. Nous sommes bien conscients que la création d’une fondation demande du courage, et nous admirons donc votre engagement !

Pour vous aider, nous avons élaboré un guide détaillé des principales étapes à suivre pour créer une fondation ou un organisme à but non lucratif de manière systématique, organisée et sans stress.

1. Qu’est-ce qu’une organisation à but non lucratif ?

Avant d’aborder la création d’une fondation, prenons le temps de réfléchir à ce qu’est une organisation à but non lucratif.

En général, pour être classée comme organisation à but non lucratif, une organisation doit fonctionner et fournir ses services sans avoir pour objectif principal de réaliser des bénéfices. Les organismes sans but lucratif servent l’intérêt public et sont généralement classés par les autorités fiscales dans la catégorie des organismes qui ne doivent pas payer d’impôts.

Il existe cinq types différents d’organisations sans but lucratif. Chaque désignation comporte son propre ensemble de règles concernant :

• Fondation
• Fondation de fonds de tiers
• Fondation ANBI 
• Fondation SBBI 
• Fondation du Bureau Fiduciaire

Une organisation à but non lucratif nouvellement créée relève du régime de l’ANBI si elle remplit les conditions suivantes :

• Aide sociale
• Culture
• Éducation, science et recherche
• Nature, environnement et durabilité
• Soins de santé
• Le bien-être des animaux
• La jeunesse et les soins aux personnes âgées
• La coopération au développement
• Religion, philosophie et spiritualité.
• La promotion de l’ordre juridique démocratique
• Le logement public
• Soutien d’une institution d’intérêt public institution

Parmi les autres types d’organisations à but non lucratif non couvertes par le régime de l’ANBI figurent les groupes d’intérêt, les clubs de loisirs, les fonds d’avantages sociaux des employés, etc.

Les organismes publics de bienfaisance, les fondations, les groupes de défense sociale et les organisations commerciales sont les types d’organismes à but non lucratif les plus courants. Les organismes publics de bienfaisance, qui comptent près de 43000 organisations enregistrées aux Pays-Bas, constituent la grande majorité des organismes qui entrent dans la classification de l’ANBI. Parmi les exemples, citons les banques alimentaires, les musées, les groupes artistiques, les sports amateurs, les collèges, les organismes de logement à loyer modéré et les organismes de protection des animaux.

Cliquez ici pour en savoir plus sur les différents types d’organisations à but non lucratif.

Maintenant que nous savons ce qu’est une organisation à but non lucratif, il est temps de nous lancer dans cette aventure. Accrochez-vous !

2. Quel est l’avantage de créer une fondation ?

Selon le NRC Handelsblad, plus de 43 000 organisations à but non lucratif sont enregistrées rien qu’aux Pays-Bas. Si ce chiffre est encourageant et porteur d’espoir pour le progrès du monde, il signifie aussi qu’il y a probablement beaucoup d’autres organisations à but non lucratif qui font déjà un travail similaire à celui que vous voulez faire.

Bien sûr, cela ne doit pas être un réel problème lorsque vous créez une fondation.

Toutefois, supposons que votre organisation ne puisse se distinguer d’aucune manière et ne puisse offrir une solution claire à un problème existant. Dans ce cas, il sera difficile d’obtenir un financement pour la création d’une fondation. En fait, il sera également plus difficile d’obtenir un soutien si vous vous contentez de reproduire des services existants plutôt que de les améliorer ou de les compléter de manière significative.

Il existe également plusieurs façons de remplir une mission qui vous tient à cœur. La création d’une organisation à but non lucratif enregistrée auprès de l’ANBI ou la création d’une fondation est compliquée, et les autres solutions peuvent être plus faciles. Et si les estimations varient, la plupart des experts s’accordent à dire que moins de la moitié des entreprises existent depuis plus de cinq ans. Celles qui survivent sont confrontées à des problèmes financiers.

Déterminer le ‘besoin’ de votre organisation à but non lucratif :

Étape 1

Réfléchissez à la population cible que vous souhaitez servir. Vous n’avez pas besoin d’entrer dans les détails pour l’instant, mais assurez-vous d’identifier les besoins du public que vous souhaitez servir. Réfléchissez à la solution que vous souhaitez apporter et à la valeur ajoutée que vous apportez.

Étape 2

Trouvez des données sur les caractéristiques démographiques des personnes qui ont besoin de vos services et montrez également que ce besoin n’est pas satisfait.

Étape 3

Identifiez les organisations à but non lucratif ou à but lucratif qui répondent déjà aux mêmes besoins ou qui ciblent la ou les populations que vous voulez servir.

Étape 4

Envisagez d’autres solutions que la création d’une fondation ou la création de votre propre organisme sans but lucratif, en vous associant d’une manière ou d’une autre à une organisation existante, en devenant consultant, en créant un fonds orienté par le donateur ou en recherchant un parrainage fiscal.

Étape 5

Faites une triple vérification avec vous-même et les autres personnes avec lesquelles vous travaillez. Réfléchissez aux questions suivantes :

• Avec tout cela en tête, voulons-nous toujours créer une fondation ?
• Compte tenu de tous les avantages et inconvénients, la création d’une fondation ou la mise en place d’une fondation est-elle le meilleur moyen de remplir cette mission ?
• Avons-nous une valeur ajoutée en créant une fondation, et avons-nous une solution spécifique pour un problème spécifique ?

Conseil Professionnel 1 : Pour vous aider, vous pouvez également réaliser une évaluation des besoins à but non lucratif sur la population concernée.

Conseil Professionnel 2 : Veillez à conserver toutes les données qualitatives et quantitatives que vous recueillez tout au long du processus de recherche. Elles vous seront utiles plus tard comme “données basiques” lorsque vous commencerez à suivre et à évaluer le travail de votre organisation dans le futur. 

3. Comment Mettre sur Pied une Fondation ?

Votre organisation à but non lucratif doit être construite sur des bases solides et claires. Une vision et des valeurs claires garantissent une organisation solide et bien gérée. Pour une base raisonnable, prenez les éléments suivants avec vous :

• Choisissez un nom pour votre organisation à but non lucratif.
• Identifiez et énoncez-le besoin ou problème.
• Concevez et apportez une solution à ce problème.
• Définissez une population.
• Déterminez une vision et des valeurs.
• Arrivez à une déclaration de mission pertinente.

3.1 Choisir un nom pour votre organisation à but non lucratif 

Au début, vous devez également choisir un nom pour votre organisation à but non lucratif. Il existe de nombreuses façons de nommer votre organisme à but non lucratif. Cependant, vous pouvez affirmer sans risque de vous tromper que vous devez choisir un nom unique, lié d’une manière ou d’une autre aux principales activités de votre association. Cette décision donnera le ton et influencera l’image de marque de votre association pour les années à venir. Il est donc sage de prendre le temps de réfléchir à cette décision.

Comment choisir un nom pour une organisation à but non lucratif ?

• Essayez de faire un brainstorming avec votre équipe ou avec vos amis et connaissances.
• Voyez quels sont les noms qui vous inspirent ou ceux qui sont mémorables.
• Gardez à l’esprit la mission de votre organisation à but non lucratif, quelles sont vos principales activités, qui sont vos membres, ou même où vous vous trouvez.
• Assurez-vous que le nom de votre association à but non lucratif est facile à prononcer et à retenir. Utilisez des mots descriptifs, mais essayez de ne pas en faire trop ou de ne pas rendre le nom trop long. N’utilisez pas de jargon technique ou sectoriel.
• Les abréviations sont bonnes si vous les utilisez correctement.

Remarque : il peut être judicieux de vérifier la disponibilité des domaines web car cela peut avoir une incidence sur le nom que vous choisissez.

Une fois que vous avez choisi votre nom, vous devez vérifier si le nom est déjà une marque déposée d’une autre entreprise.

Comme mentionné précédemment, pour attirer des fonds, vous devez être en mesure de démontrer qu’il existe un besoin suffisant pour les services de votre organisation et que celle-ci est également équipée pour répondre à ce besoin.

Une fois que vous avez identifié le besoin, la solution et la population (ce que vous avez probablement déjà fait à l’étape 1), il est temps de les transformer en un énoncé de mission clair et puissant.

3.2 Créer une bonne mission

Une bonne mission est essentielle. Elle peut aider votre organisme à but non lucratif à clarifier son objectif et peut être très motivante pour le personnel et les bénévoles. Elle envoie un message puissant sur ce que vous défendez, et lorsqu’elle est clairement décrite et communiquée, elle dirige votre énergie et votre attention et vous aide à prendre des décisions par la suite.

Nous avons écrit un article entier sur la façon de rédiger une excellente déclaration de mission pour les organismes à but non lucratif, mais voici quelques lignes directrices fondamentales pour vous montrer :

• Assurez-vous que la déclaration de mission de votre organisme à but non lucratif est sans ambiguïté, simple et facile à comprendre.
• Une déclaration de mission bien formulée doit également être courte et aller droit au but.
• Un énoncé de mission doit principalement informer les autres sur ce que vous faites et guider les membres de votre équipe et les parties prenantes.
• Une bonne déclaration de mission qui accueille les contributions de chacun est régulièrement révisée et partagée avec tout le monde.
• Assurez-vous qu’il ne s’agit pas d’un slogan marketing, qu’il n’utilise pas un langage d’expert et qu’il ne contient pas de mots à la mode et de généralités.

Une bonne déclaration de mission vous aidera à établir une base solide pour élaborer un plan et vous guidera pour attirer les bonnes personnes dans votre organisation lors de la création d’une fondation.

3.3 Déterminer votre vision et vos valeurs organisationnelles avant de créer une fondation

Si votre vision peut inclure certains éléments de votre mission, elle doit être encore plus progressive.

Votre vision est le futur que vous voulez créer ; votre grand plan – comment vous allez changer le monde.

Voici quelques exemples de grandes déclarations de vision d’organisation à but non lucratif :

• Croix-Rouge : Aide aux personnes dans le besoin. 
• WWF : soutient les animaux en voie de disparition et leur habitat.
• Alzheimer Europe : Aide à la guérison de la maladie d’Alzheimer.
• KWF : Plus de guérison, moins de cancer et une meilleure qualité de vie.
• Cordaid : Nous défendons les personnes dans le besoin.

Vos valeurs sont des qualités idéales et des qualités qui vous aident à remplir votre mission et à réaliser votre vision. Les valeurs organisationnelles d’un organisme à but non lucratif sont les croyances les plus fermes, qui guident les actions d’une organisation, unissent ses employés et définissent sa marque. Ce sont des idées abstraites qui guident la pensée et les actions de l’organisation.

Selon la GRH stratégique, les valeurs indiquent ce qui est important pour vous en tant qu’individu et pour votre organisation. En d’autres termes, les valeurs que vous défendez reflètent qui vous êtes, ce qui influence à son tour ce que vous faites et comment vous le faites, ainsi que votre culture.

Par exemple,

bonne volonté

respect

Nous traitons tout le monde avec dignité et respect.

Intendance

Nous honorons notre héritage en étant socialement, financièrement et écologiquement responsables.

Ethique

Nous nous efforçons de respecter les normes éthiques les plus élevées.

Apprendre

Nous nous mettons au défi de rechercher l’excellence et l’apprentissage continu.

Innovation

Nous embrassons l’amélioration continue, la créativité audacieuse et le changement.

Ne sautez pas cette étape ! Il peut être tentant de faire l’impasse sur une partie de ce travail, car vous pensez peut-être que vos idées initiales sont suffisantes et que le travail sur les ‘’aspects pratiques’’ doit avoir la priorité.

Mais cela peut comporter des risques importants car votre mission, votre vision et vos valeurs seront les plus importantes pour prendre de nombreuses décisions importantes, qui auront un impact à long terme sur votre organisation.

4. Préparer un business plan ou plan d’affaires détaillé

Certains fondateurs d’associations à but non lucratif choisissent d’embaucher ou de recruter des bénévoles avant d’établir un plan, mais nous recommandons de faire l’inverse. Ce n’est que lorsque vous aurez établi un plan que vous pourrez estimer les revenus, les coûts et les talents dont vous avez besoin et que vous pouvez vous permettre.

En outre, une fois le plan établi, les pièces peuvent être utilisées pour soumettre la demande d’ANBI.

Par conséquent, lorsque vous créez une fondation, investissez du temps à l’avance pour élaborer un plan détaillé. Un tel plan fournit la structure et la discipline nécessaires pour examiner les questions stratégiques et opérationnelles d’importance critique.

Avant de commencer à rédiger le plan d’affaires de votre organisation à but non lucratif, il est judicieux de réaliser une étude de marché supplémentaire (en plus des recherches que vous avez déjà effectuées pour votre analyse des besoins et pour déterminer votre public cible). Plongez dans vos données démographiques. Par exemple, si vous créez une organisation ou une fondation à but non lucratif qui se concentre sur l’alphabétisation et qui, selon vous, répondra aux besoins des jeunes de votre région, vous devez évidemment savoir combien il y a d’écoles dans votre région, combien il y a de familles dans votre région ou communauté, et combien de jeunes ont accès à un ordinateur à la maison.

Un excellent plan d’affaires à but non lucratif établit une feuille de route pour les trois à cinq prochaines années de votre travail. Indépendamment de la taille ou de la situation financière, lorsque vous créez un plan d’affaires pour un organisme sans but lucratif, vous créez essentiellement un plan directeur pour le fonctionnement de votre organisme, les responsabilités de chacun et la manière dont vous souhaitez atteindre vos objectifs. Voici les principaux éléments constitutifs d’un plan d’affaires pour un organisme à but non lucratif :

4.1 Résumé de la gestion de la fondation 

Il s’agit de la première partie de votre plan d’affaires, mais elle doit être rédigée en dernier. Il doit décrire la mission et le but de votre organisme sans but lucratif, résumer votre analyse de marché (qui montre un besoin concret) et expliquer comment votre organisme sans but lucratif répondra à ce besoin.

Avant de décrire vos programmes ou services, rédigez votre mission, votre vision et vos valeurs.

4.2 Produits, programmes et services

Utilisez cette section pour décrire en détail les produits et services que votre organisme sans but lucratif offrira. Qui en bénéficiera ? Quels sont vos objectifs axés sur les résultats, et comment comptez-vous les atteindre ? Comment vos programmes et services créent-ils un changement positif ?

4.3 Plan Marketing

Expliquez les tendances de votre marché et démontrez la nécessité des services de votre organisme sans but lucratif. Comment ferez-vous connaître ces activités ? Quels canaux utiliserez-vous pour cela ?

4.4 Plan Opérationnel

À quoi ressemblent vos activités quotidiennes ? Déterminez votre structure organisationnelle. En structurant votre organisation, déterminez ce que chaque rôle accomplira. Et où allez-vous vous installer ?

4.5 L’impact du plan

Décrivez le changement que vous voulez apporter. Quels sont les objectifs spécifiques que vous voulez atteindre ? Comment allez-vous mesurer le changement que vous opérez ? Comment allez-vous utiliser ce que vous avez appris et le partager avec d’autres ?

4.6 Plan Financier

Quelle est votre situation financière ? Incluez les états des flux de trésorerie, les bilans et les comptes de résultat (le cas échéant). Fixez un budget. Comment les revenus sont-ils garantis ? Quels sont les flux de revenus potentiels ? De combien d’argent avez-vous besoin pour démarrer, et de combien avez-vous besoin pour continuer ? Quels sont les coûts de démarrage ? Y a-t-il encore des lacunes ?

Lisez ici notre article sur la manière de rédiger un solide business plan de démarrage pour une fondation à but non lucratif.

5. Constituer une équipe de direction forte et motivée

Les bonnes personnes sont la chose la plus importante pour diriger avec succès une organisation à but non lucratif ou créer une fondation.

Vous devez trouver des partenaires qui partagent votre passion pour la mission. La création d’une structure de direction de confiance et d’un réseau de personnes passionnées et engagées est le seul moyen de garantir la prospérité de votre organisme sans but lucratif.

Examinons trois groupes de personnes clés qui sont indispensables à toute organisation à but non lucratif.

5.1 Membres du conseil d’administration

Le recrutement d’excellents membres du conseil d’administration est l’un des processus les plus critiques pour la création d’une fondation. Votre conseil d’administration est en fin de compte responsable de la conformité réglementaire, de la prise de décisions stratégiques, du soutien aux opérations quotidiennes, des recrutements et d’un large éventail de tâches similaires.

Réfléchissez aux connaissances, aux compétences, aux aptitudes et aux autres attributs qu’un bon candidat devrait posséder pour être le dirigeant idéal de votre organisation à but non lucratif, et quels sont les attributs les plus importants pour vous ?

Veuillez noter que les membres du conseil d’administration ne peuvent pas être rémunérés. Vous devez l’indiquer dans vos statuts et votre demande 1023. Un fondateur peut être rémunéré s’il joue un rôle de personnel, comme un directeur ou un président. S’il est employé, il ne peut siéger au conseil d’administration qu’en tant que ‘membre sans droit de vote.’

5.2 Le personnel

Certains des employés que les organisations à but non lucratif recrutent généralement au départ sont un responsable des adhésions, un responsable des communications, un responsable de la collecte de fonds ou un responsable des événements.

Les rôles que vous choisissez dépendent vraiment beaucoup de votre plan opérationnel et du type d’organisation à but non lucratif. Si l’une de vos principales activités consiste à organiser des événements, vous devriez envisager d’embaucher un gestionnaire d’événements. De même, si votre organisation à but non lucratif est un club ou une association, il peut être nécessaire d’embaucher un responsable des adhésions.

Contrairement au conseil d’administration et aux bénévoles, les employés sont généralement rémunérés. C’est pourquoi vous devez déterminer le montant que vous pouvez consacrer aux salaires. Pensez aux différents avantages que vous pouvez offrir à votre personnel.

Pour embaucher la meilleure équipe, rédigez des descriptions de poste claires avec des mesures de réussite, des responsabilités clés et des parcours d’apprentissage et de croissance. Votre mission doit être ancrée partout, afin que vous embauchiez des membres de l’équipe qui sont réellement passionnés par leur travail. 

5.3 Les bénévoles ou volontaires

De nombreuses organisations à but non lucratif comptent sur leurs bénévoles pour mener à bien leurs activités. Considérez attentivement ce point avant de recruter des bénévoles :

• Combien de temps attendez-vous de vos bénévoles qu’ils s’engagent chaque semaine ?
• De combien de bénévoles avez-vous besoin pour soutenir les activités quotidiennes ?
• Demandez-vous si vos bénévoles ont besoin de compétences particulières et, le cas échéant, où pouvez-vous les trouver ?
• Allez-vous former vos bénévoles ? Si oui, combien de temps et d’efforts êtes-vous prêt à investir dans la formation ?
• Les opportunités pour les volontaires seront-elles en personne ou en ligne ?

Toutes ces questions vous aideront à créer des descriptions des rôles des volontaires et à promouvoir les opportunités. N’oubliez pas de partager votre mission avec les bénévoles et de faire en sorte qu’ils puissent s’inscrire facilement !

En savoir plus sur le recrutement et la fidélisation de bénévoles de qualité.

Conseil d’expert : Avant d’embaucher officiellement des personnes (et même si vous n’en embauchez pas), votre organisme sans but lucratif doit obtenir un RSIN. Vous en aurez également besoin pour ouvrir un compte bancaire pour votre organisation et remplir les nombreux formulaires d’enregistrement requis par les autorités locales. Pour demander un RSIN, vous pouvez consulter le site Web de la Chambre de commerce.

6. Construisez votre identité à la base

Remarque : vous pouvez également effectuer cette étape à l’étape 2 si cela vous convient mieux – juste après avoir défini votre mission, votre vision et vos valeurs.

Une fois que vous avez votre mission, votre vision et vos valeurs, vous devez élaborer des stratégies pour les communiquer au monde extérieur. En interne, il est également essentiel que chacun comprenne ce que votre organisation représente et pourquoi. En ce qui concerne les objectifs et les priorités, tout le monde doit être sur la même longueur d’onde pour projeter une identité de marque cohérente.

Lisez cet article que nous avons rédigé pour vous afin d’en savoir plus sur la manière de suivre une stratégie de marque en tant qu’organisation à but non lucratif.

L’image de marque est importante

Une bonne stratégie de marque à but non lucratif permet d’unir toutes les parties prenantes, de vous démarquer, de faire passer votre message et de gagner la confiance de votre public. En outre, elle est essentielle pour une collecte de fonds réussie et un engagement accru.

Une marque est plus que son identité visuelle : le nom, le logo et la conception graphique. Une marque est une construction dans l’esprit de ceux qui en ont conscience. Et la gestion de la marque consiste à gérer toutes ces associations.

Lors de la construction d’une marque, il est vital de se référer à vos données démographiques afin d’adapter votre communication à leurs besoins exacts.

Pensez à un excellent logo pour votre organisation – simple mais convaincant, émouvant et reconnaissable, mémorable, et qui communique ce que vous êtes.

Conseil de professionnel : Pour favoriser la cohérence, créez un guide simple pour la marque de l’organisme à but non lucratif qui reprend vos principaux éléments de conception, la typographie, le logo et les autres éléments de la marque. Veillez à ce que le guide contienne des règles sur ce qui est autorisé et ce qui ne l’est pas lorsque vous utilisez ces éléments en ligne et hors ligne. Par exemple, vous pouvez préciser que votre logo ne doit pas être modifié ou utilisé sur des fonds ou dans des contextes spécifiques.

7. Légaliser pour votre association à but non 

La légalisation de votre organisme sans but lucratif est un processus en plusieurs étapes :

• Choisir un nom pour votre organisation.
• La nomination d’un conseil d’administration.
• Déterminer votre structure juridique.
• Soumettre les documents administratifs.
• Faire une demande d’exonération fiscale.
• Obtenir les licences requises 

Il existe différents types d’organisation à but non lucratif .

Il existe également différents types d’organisations à but non lucratif (par exemple, les trusts, les associations, les fondations, les sociétés, et ainsi de suite), et leurs structures peuvent varier d’un État à l’autre. En général, la loi de l’État fournit des directives spécifiques sur ce qui est requis pour chaque désignation. Veillez à lire attentivement la réglementation de l’État afin d’obtenir une structure juridique correcte.

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